Wart ihr schonmal auf einem wissenschaftlichen Kongress? Die meisten haben diese Gelegenheit das erste Mal in der Promotion. Auf den Kongressen treffen sich Wissenschaftler*innen, um sich über die neuesten Erkenntnisse auf ihrem Fachgebiet auszutauschen und zu vernetzen. Falls ihr bereits auf einem größeren Kongress wart, könnt ihr erahnen, welcher Riesenaufwand hinter der Organisation solcher Events steckt. Neben der ganzen Koordination der Beteiligten von Catering, über Vortragenden bis zu Teilnehmer:innen, vom Aufbau des Veranstaltungsort hin zur Programmgestaltung, was bei den meisten Events der Fall ist, kommen bei wissenschaftlichen Kongressen noch besondere Punkte hinzu.

Forscher:innen müssen ihre Arbeiten im Vorfeld einreichen, um sie von dem wissenschaftlichen Komitee des Kongresses begutachten zu lassen. Akzeptierte Einreichungen werden dann in das Programm eingeflochten und die Wissenschaftler:innen können ihre Poster für den Kongress gestalten.

Heutzutage geschieht dies zum Glück meist komplett digital. Und hier kommt Oswin ins Spiel, der dies auf Seite der IT organisiert. Oswin hat sich nach dem Bio-Studium entschieden, als Projektmanager für internationale Kongresse bei der documediaS GmbH durchzustarten. Das Unternehmen ist auf die Bereitstellung von Software für wissenschaftliche Kongresse spezialisiert. Wir durften ihn zu seinem Beruf interviewen.

Hallo Oswin, stell dich doch einmal kurz vor. Wer bist du und woher kommst du?

Hi! Ich bin Oswin, 28 Jahre alt und die Stammleser:innen kennen mich wahrscheinlich schon, da ich selber Teil des Biologenkompass-Teams bin. Aber heute stehe ich mal auf der anderen Seite des Interviews und darf euch meinen eigenen Beruf vorstellen. Ich habe damals mein Biologie-Studium in Osnabrück begonnen und nach einer spannenden biotechnologischen Abschlussarbeit dann nach Münster für meinen Master in Biotechnologie gewechselt. Nach dem Studium kam die Promotion für mich erstmal nicht in Frage, weswegen ich mich direkt nach einem Job umgesehen habe und so bei documediaS als Projektmanager gelandet bin.

Wieso hast du dich gegen die Promotion entschieden?

Ich hatte während des Masters gemerkt, dass das Labor auf Dauer nichts für mich sein wird. Deswegen hatte ich mich bereits im Studium etwas außerhalb des Labors probiert. Ich habe z.B. eine Forschungsarbeit im Innovationsmanagement geschrieben und in meiner Abschlussarbeit Meinungsforschung zur Bioökonomie betrieben. Das war dann größtenteils reine Schreibtischarbeit. Mir hat es gefallen, im Innovationsmanagement konnte ich sogar meine erste Publikation als Zweitautor feiern. In diesen Bereichen könnte ich mir sogar eine Promotion vorstellen, aber die prekäre Lage von Promovierenden war ein weiterer Minuspunkt, ich wollte erstmal endlich Geld verdienen.

Kannst du kurz näher erläutern, wie die Arbeit außerhalb des Labors in dein Studium passte?

Gerne! Meine Arbeit hatte immer einen Bezug zur Biologie vermischt mit einer anderen Richtung. Ich habe also interdisziplinär gearbeitet. Das kann ich nur empfehlen, da man als Biolog:in nochmal ganz andere Blickwinkel mit reinbringt. Innovationsmanagement konnte ich mir als externes Modul anrechnen lassen. Meine Abschlussarbeit habe ich in einer mikrobiologischen Arbeitsgruppe gemacht, die gerade ein Kooperationsprojekt mit den Politikwissenschaften am Laufen hatten, das BIOCIVIS-Projekt. Wer sich für die Arbeit außerhalb des Labors interessiert, sollte schauen, wie es in die Prüfungsordnung passt und welche Möglichkeiten es gibt. Traut euch aktiv nachzufragen. Beide Sachen waren bei mir nicht ausgeschrieben, sondern ich bin selbst auf die Arbeitsgruppen zugegangen.

Spannend! Nun zurück zu deinem Job. Wie bist du zu documediaS gekommen?

Nach dem Studium, das war Frühling 2021, hatte ich mich recht wahllos umgeschaut. Einfach auf das beworben was einigermaßen spannend klang. Am Anfang war das sehr frustrierend, weil sich kaum wer zurückmeldete, aber mit der Zeit lief es besser. Bei documediaS habe ich die Stellenausschreibung über eine Jobbörse entdeckt und mich beworben. Nach einem Bewerbungsgespräch kam die direkte Zusage und eine Woche später fing ich den Job schon an. Das war schon ein kleiner Schock, da ich ein halbes Jahr auf Jobsuche war und die meisten Bewerbungen davor sich sehr hinzogen. Und plötzlich hatte ich einen Job und wurde quasi direkt reingeworfen.

Wieso dieser Job? Wieso der Wechsel in die IT?

Ich hatte tatsächlich vorher bereits eine Zusage als Sales Consultanterhalten bei einem Jobportal mit Fokus auf Stellen im MINT-Bereich. Habe allerdings nicht unterschrieben, da der Bereich Sales mit zahlreichen Cold Calls, also das Anrufen von Firmen in der Hoffnung etwas zu verkaufen, sich nicht richtig für mich anfühlte. Als Projektmanager habe ich angefangen, weil mir bereits im Studium das Organisieren von Veranstaltungen und Koordinieren von Projekten in der Fachschaft unheimlich viel Spaß gemacht hat. Ich hatte zudem eh über einen Wechsel in die IT nachgedacht, aufgrund der besseren Jobchancen und da auch in der IT die analytischen Fähigkeiten gut eingesetzt werden konnten. Viele IT-Kenntnisse hatte ich vorher nicht. Ich habe im Master einen Bioinformatik-Kurs gehabt, wodurch ich erste Berührungspunkte zum Feld hatte. Dadurch hatte ich dann auch das erste Mal mit dem Gedanken gespielt, in die Branche zu gehen.

Durch die wissenschaftlichen Kongresse habe ich aber weiterhin einen Bezug zur Biologie, was perfekt war.

Wie können wir uns deinen Job vorstellen? Kurz und knackig, was tust du? Wie sieht das Unternehmen und dein Arbeitsplatz aus?

Als IT-Projektmanager für internationale Kongresse helfe ich wissenschaftlichen Gesellschaften und sogenannten PCO’S, Professional Congress Organisators, bei zahlreichen Prozessen der Kongressorganisation. Ihr müsst wissen, vor einem Kongress reichen Autor:innen ihre wissenschaftlichen Beiträge, die sie präsentieren wollen, in Form von Abstracts ein. Das Komitee bewertet diese und aus den Akzeptierten wird anschließend das Programm erstellt. Das geschieht heutzutage alles digital. Wir stellen dafür die Software bereit. In kurz sind dass hauptsächlich folgende Produkte: Abstract Submission, Reviewing, Planner, ePoster und Kongress-App.

 

Meine Kund:innen geben mir ihre Anforderungen weiter, ich lasse die Systeme von unseren Entwicklern aufsetzen, teste diese und liefere sie an die Kund:innen. Ich sorge dafür, dass alles von Anfang bis Ende rund läuft, behebe Probleme und stehen den Kund:innen bei den Prozessen zur Seite.

documediaS ist ein recht kleines Unternehmen, wir sind unter 20 Leute. Wir bestehen eigentlich nur aus zwei Ebenen, dem Projektmanagement-Team bestehend aus 4 Leuten und dem Entwickler-Team bestehend aus 7. Dazu kommen noch einzelne weitere Personen, die in den Prozessen der Firma involviert sind. Minijobber fürs „Proofen“, also Formatierungsvereinheitlichung, der Abstracts, Buchhaltung und so weiter. Das Unternehmen arbeitet vor allem mit Kongressen aus dem medizinischen Bereich.

Unser Büro besteht aus zwei Etagen, unten sitzen die Entwickler und oben die Projektmanager. Es handelt sich um Großraumbüros, alle sitzen jeweils in einem Raum. Da wir aber nur wenige Personen sind, und die Räume recht groß, ist die Arbeitsatmosphäre trotzdem angenehm. Mein Arbeitsplatz ist mein Schreibtisch. Es ist reine Computerarbeit. Die Ausstattung ist eigentlich Standard in der IT, ich habe zwei Bildschirme und einen höhenverstellbaren Schreibtisch, so dass ich selbst entscheiden kann, ob ich gerade im Sitzen oder Stehen arbeiten möchte.

Wie sieht ein typischer Arbeitsalltag aus? Was gehört noch zu deinem Beruf? Kannst du uns das aufschlüsseln?

Mein typischer Arbeitsalltag fängt meist um 8:30 an. Als erstes werden die Mails gecheckt, ob es dringende Anfragen gibt, z.B. Probleme bei laufenden Systemen, die gelöst werden müssen. Neben meiner eigenen Mail-Inbox checke ich außerdem die Kongress-Inboxen. Dort kommen Support-Anfragen von Autor:innen an, die z.B. Probleme mit unserem Login oder Ähnlichem haben. Der Support fällt auch in meinen Aufgabenbereich. Nachdem ich einen Überblick über die E-Mails habe, checke ich in unserem Projektmanagement-Tool, welche Aufgaben für den Tag auf meiner Liste stehen.

Dann fange ich mit dem an, was am dringendsten ist. Steht an dem Tag z.B. eine Deadline an, wie für die Einreichung der Abstracts, hat das Abarbeiten von Support-Anfragen des Kongresses eine hohe Priorität. Einige haben z.B. Probleme beim Hochladen von Dateien, wollen noch was im bereits eingereichten Abstract ändern.

Neben dem Abarbeiten von E-Mails habe ich zahlreiche Aufgaben, die sich rund um unsere Software drehen und meinen Tag ausmachen. Je nach Tag fallen sie unterschiedlich ins Gewicht. Im Detail habe ich folgende Aufgaben:

Task-Erstellung

Sobald Kunden Systeme bei uns bestellen oder Anpassungswünsche für bestehende haben, überprüfe ich die Anforderungen und Umsetzbarkeit und gebe diese Aufgaben an die Entwickler weiter. Ggf. rede ich vorher mit den Entwicklern oder den Kunden, wenn ich mir unsicher bezüglich Umsetzbarkeit bin oder ich mehr Infos vom Kunden brauche bzw. Probleme in den Anforderungen sehe. Bestimmte Dinge müssen z.B. anders umgesetzt werden, als der Kunde es sich anfangs vorstellt, damit dies später keine Probleme verursacht. Da geht es um Dinge wie Datenstruktur, Nutzerfreundlichkeit, usw. wo ich eine bessere Einsicht als der Kunde habe.

Sobald dies geklärt ist, erstelle ich eine Task für den Entwickler in Jira (Projektmanagement-Tool), schreibe die Anforderungen in einer für den Entwickler relevanten und verständlichen Sprache auf und gebe es an den Entwickler mit einer passenden Deadline. Als IT-Unternehmen arbeiten wir agil und nutzen ein sogenanntes Kanban-Board für die Aufgaben.

 

Testen von Systemen

Als Projektmanager gehört Qualitätsmanagement natürlich auch dazu. Sobald der Entwickler mir eine Task wieder zuweist, überprüfe ich, ob die neu aufgesetzten Systeme korrekt funktionieren und alles den Kunden-Anforderungen entspricht. Danach schicke ich die Links an den Kunden, gebe ggf. Änderungswünsche zurück oder korrigiere einfache Sachen wie Textänderungen selber.

Sobald alles okay ist, schalte ich die Systeme live. Das bedeutet, ich lösche Testdaten, aktiviere ggf. die Verknüpfung zum Login des Kunden (einige nutzen den Login ihrer eigenen Mitglieder-Systeme, andere unseren) oder schicke bei Reviewing-Systemen die Einladungen mit den Zugangsdaten an die Gutachter raus. Bei der App sage ich dem Entwickler, dass er die App in die Stores einreichen darf.

Unterstützen zahlreicher Prozesse

Da wir ein Full-Service-Provider sind, setzen wir nicht nur Software auf, sondern unterstützen die Kund:innen auch bei zahlreichen Prozessen. Neben dem oben erwähnten Versenden von Einladungen schicke ich noch zahlreiche weitere Massen-Mailings raus. Das sind Erinnerungs-Mails, dass ein Prozess noch nicht abgeschlossen ist, oder die Benachrichtigungen ob das Abstract angenommen wurde für den Kongress. Neben den Mailings erstelle ich auf Kundenanfrage auch verschiedenste Statistiken, erstelle angepasste Layout-Vorlagen für PDF-Exporte der Abstracts und führe Massenänderungen im System durch, wo sich der Kunde zu unsicher ist oder ich durch direkte Bearbeitung in der Datenbank schneller bin.

Säubern von Daten

Bei unseren Abstract-Systemen überprüfe ich zur Deadline, ob Abstracts doppelt eingereicht worden sind und entferne diese Duplikate. Ich korrigiere außerdem regelmäßig vorkommende Formatierungs-Fehler in den Abstract-Titeln direkt über die Datenbank, damit unsere Proofreader weniger Arbeit haben und zur Begutachtung alles einheitlich aussieht.

Betreuen des Begutachtungsprozesses

Für die Begutachtung importiere ich die Liste an Gutachtern und führe die Verteilung der Abstracts selbst durch. Die Liste und das Verteilungsmuster erhalte ich im Vorhinein vom Kunden. Bei den Gutachtern handelt es sich um unabhängige Expert:innen auf dem Gebiet, meist Professor:innen. Für die Verteilung haben wir ein eigenes Tool, teilweise bastele ich mir aber auch selbst Befehle in der Datenbank zusammen, wenn das Tool bei Sonderwünschen an seine Grenzen stößt Bei komplexeren Verteilungsmustern, die von der Norm abweichen, gebe ich es an die Entwickler weiter. Nach der Verteilung checke ich, ob alles passt, also jeder Abstract oft genug verteilt worden ist und die Gutachter nur die Themen erhalten haben, für die sie sich eingetragen haben. Während der Begutachtung checke ich regelmäßig den Fortschritt und informiere den Kunden, falls absehbar ist, dass Abstracts nicht die Mindestanzahl an benötigten Bewertungen erhalten. Das kann passieren, da z.B. Gutachter doch keine Zeit finden oder verfangen sind, weil sie bei einem Abstract die Autor:innen kennen. Nach Ende der Begutachtung stelle ich die Statistik für den Kunden zusammen, dass geschieht über einen Export den ich in Excel aufbereite.

Ich bin außerdem für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen für meine Kongresse zuständig. Das heißt ich schaue, welche Services der Kunde in Anspruch genommen hat und erstelle im Buchhaltungs-Tool die Rechnungen, die ich an die Kund:innen schicke.

Produktmanagement und weitere Aufgaben

Neben diesen „Support“-Aufgaben kommen die ganzen unregelmäßigen Aufgaben hinzu. Dadurch, dass wir so eine kleine Firma sind, bin ich z.B. auch fürs Produktmanagement mit zuständig. Ich definiere die Anforderungen für neue Features und hole mir Feedback von Kunden, was sie sich für die Zukunft wünschen. Ich diskutiere diese zusammen mit dem Team und gebe es an die Entwickler weiter. Ab und an halte ich Produktpräsentationen für potentielle Kund:innen oder neuen Mitarbeiter:innen auf Bestandskund:innen-Seite.

Außerdem organisiere ich interne Meetings, z.B. für Prioritätensetzung bei der Weiterentwicklung der Produkte oder Verbesserung interner Abläufe. Auch für den von mir ins Leben gerufenen Newsletter bin ich mit zuständig. Über ihn werden neue Features an die Kund:innen kommuniziert. Ich habe außerdem in der Vergangenheit neue Onboarding-Prozesse etabliert und selbst neue Projektmanager:innen eingearbeitet. Eine kleine Firma bedeutet auch, dass man sehr vielfältige Aufgaben hat.

Geschäftsreisen

Ganz unregelmäßig bin ich auch mal auf Geschäftsreise, 1x jährlich z.B. nach Genf für das Kick-Off-Meeting mit der International Aids Society für ihren Kongress. Theoretisch kann es notwendig werden, dass ich als IT-Support zu einem Kongress fahre oder fliege, wenn sie z.B. unsere App oder ePoster-System vor Ort nutzen. Auch für andere Kundenmeetings kann das vorkommen. Praktisch ist das bei mir aber noch nicht der Fall gewesen, seit der Pandemie hat sich das auch stark reduziert, da vieles online erledigt wird. Meine älteren Kolleg:innen sind da um einiges mehr in der Welt rumgekommen, da die Kongresse international stattfinden und bestimmte Meetings dann auch vor Ort stattfinden.

 

Wow, das ist einiges! Was macht dir denn besonders viel Spaß an deinem Beruf? Was ist für dich oder kann für andere vielleicht gewöhnungsbedürftig sein?

Am meisten Spaß macht es mir, wenn ich irgendetwas verbessern kann. Zum Beispiel neue Features, die ich mir ausgedacht habe und dann gut ankommen oder unsere Arbeit erleichtern. In unserem Projektmanagement-Tool versuche ich z.B. immer herauszufinden, ob ich wiederholende Aufgaben automatisieren kann. Auch das Verbessern von Prozessen wie das Onboarding zähle ich dazu.

Was mir außerdem viel Freude bereitet, ist der Gedanke, dass wir international tätig sind, und dass alles vom Schreibtisch aus. Das wird einem immer mal wieder klar, ein Highlight war z.B. eine Mail aus der Antarktis, wo eine Autorin Probleme bei der Einreichung hatte und bald auf ihr Forschungsschiff musste, auf dem sie wochenlang nicht genug Internet hatte um rechtzeitig den Beitrag einzureichen.

Ich habe außerdem Zugriff auf Auszüge zu den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen, da ich ja alle Abstracts für einen Kongress einsehen und lesen könnte, wenn ich wollte.

Gewöhnungsbedürftig am Anfang war der Umfang der Arbeit, da raucht einem erstmal der Kopf. Es sind ja zig Produkte und zahlreiche Prozesse, die ich betreue und die bei jedem Kunden etwas unterschiedlich sind. Durch die Größe der Firma kommen außerdem immer wieder „Start-Up Vibes“ hoch, da man als Projektmanager nicht nur Projektmanagement macht.

Welche Fähigkeiten und welches Wissen braucht man für den Job? Wie hast du diese(s) erworben?

Man sollte Grundlagen des Projektmanagement beherrschen, die ich theoretisch aus dem Studium und praktisch aus meiner ehrenamtlichen Arbeit besaß.

Ein grobes Verständnis dafür, was Software-Entwicklung ist, hilft bei der Zusammenarbeit mit den Entwicklern. Man muss aber kein Experte sein. Weitere IT-Kenntnisse sind SQL- (eine Datenbanksprache, die gebraucht wird, um z.B. Reports zu erstellen) und HTML-Grundkenntnisse. Die hatte ich mir im Vorfeld selber angeeignet, nach einer Woche kann man hier bereits auf einem guten Stand sein.

Das Biologie-Studium half entsprechend, dass ich wusste was Kongresse und Abstracts sind, und wie diese aufgebaut sind. Dadurch findet man sich schneller in die gesamte Thematik ein. Die analytischen und statistischen Fähigkeiten sowie das logische Denken, die man in der Biologie braucht, sind auch in der IT sehr hilfreich.

Ansonsten ist es vor allem Learning-on-the-Job, da es sich um maßgeschneiderte Produkte und Dienstleistungen handelt.

An Soft Skills sollte man die allgemeinen Fähigkeiten wie Teamfähigkeit, Kommunikation, usw. mitbringen. Multitasking ist Pflicht, da man sich um mehrere Projekte mit unterschiedlichen Produkten und Timelines gleichzeitig kümmert. So switcht man im Kopf immer wieder um, da Aufgaben zu den unterschiedlichsten Sachen am gleichen Tag anstehen. Eine gewisse Stressresilienz und ein kühler Kopf sind ebenfalls notwendig, da in den Hochphasen mehr Arbeit anfällt und die Kunden selbst gestresst sind. Eventbranche halt. Zudem können natürlich auch mal Bugs zu den ungünstigsten Zeiten auffallen, so dass man schnell handeln muss.

Was Sprachen angeht, ist Englisch natürlich Pflicht, da wir in einem internationalen Umfeld arbeiten. Weitere Fremdsprachen sind ein Pluspunkt, meine Kolleg:innen sprechen z.B. auch mal Französisch oder Spanisch mit entsprechenden Kund:innen.

Wie sehen die Rahmenbedingungen deines Jobs aus? Stunden, Gehalt, usw.

Es handelt sich um eine 40h-Stelle. Die Arbeitszeiten sind recht fix, klassisch 9-to-5, allerdings kann man auch mal später kommen bzw. früher gehen, wenn man einen Termin hat oder Ähnliches hat. Wir sind da recht locker, den Mitarbeiter*innen wird vertraut. Wir haben keinen festgelegten Home Office-Anteil, ich sage mal im Schnitt 50% sollte man im Büro sein übers Jahr. Ab und zu gibt es Geschäftsreisen zu Meetings oder als Support auf Kongressen, in der Summe sind das ein paar wenige Tage im Jahr. Ich habe 25 Urlaubstage, zusätzlich zwischen Weihnachten und Silvester nur „Notdienst“, d.h. ich sollte 1-2x am Tag schauen, ob eine wichtige Mail ankommt, ansonsten ist dort auch frei. Vertraglich sind 5 Überstunden pro Woche bereits übers Gehalt abgegolten, diese kommen meist in den Hochphasen zu tragen.

Ich verdiene insgesamt zwischen 48-50k € brutto im Jahr. Ich erhalte eine geringe Provision, wenn ich zusätzliche Leistungen verkaufe, dieser kommt aber selten zu tragen, da wir vor allem langjährige Bestandskunden haben.  Zusätzlich erhalten wir ein kleines Weihnachtsgeld.

Eignet sich dein Job zum Berufseinstieg?

Ja, absolut. Den Job gibt es in der Kombination nur ein paar Mal in der Welt, Berufserfahrung anderswo bringt deshalb nur begrenzt etwas. Ein grundsätzliches Interesse an IT ist notwendig, alles weitere kann man sich erarbeiten.

Gibt es klassische Karrierewege oder Stationen, die man mit deinem Beruf geht?

Da müsste ich überlegen, ich würde aber sagen, grundsätzlich eher weniger. Es ist ja eine ziemliche Nische. In meiner Firma gibt es aufgrund der Größe eigentlich keine richtigen Aufstiegsmöglichkeiten. In größeren Firmen könnte man wahrscheinlich Führungspositionen übernehmen. Andere Möglichkeiten sind die Tätigkeit als Berater oder der Wechsel ins Veranstaltungsmanagement auf Kundenseite, da man ja mit einem Teil der Prozesse bereits vertraut ist. Ansonsten stehen einem natürlich Projektmanagement-Stellen und Ähnliches überall offen, dadurch dass wir in der IT sind ist man da recht beliebt, ich kriege tatsächlich auch im Schnitt alle zwei Wochen eine Anfrage auf LinkedIn.

Was sollte man sonst noch wissen, wenn man sich für deinen Beruf interessiert?

Es ist natürlich reine Schreibtischarbeit, dass ist nochmal was anderes als im Labor. Mit Biologie hat man selbst so gut wie nichts mehr zu tun, das ist ein IT-Job. Dadurch dass wir in der Eventbranche tätig sind, gibt es stressige Hochphasen, wo etwas mehr Druck herrscht, damit muss man auch leben können.

Zu guter Letzt, welchen Rat würdest du deinem studierenden Ich geben, wenn du die Möglichkeit hättest?

Vergiss die Regelstudienzeit. Und es gibt wichtigeres als das Kernstudium. Das Kernstudium bringt später außerhalb des Labors kaum was. Das ganze Drumherum ist bedeutender. Mach lieber ein Praktikum in der Industrie, ein paar externe Module aus anderen Studiengängen, die zu deinem Berufsinteressen passen, engagier dich an der Uni, z.B. bei btS oder Fachschaft, und du hast später viel bessere Chancen. Wenn du dadurch dann am Ende ein Semester mehr drangehangen hast, wird das niemanden jucken.

Das Interview wurde im Juli 2023 geführt.