„In meinem Job mache ich alle glücklich.“
– Dr. Kerstin Meiser, Personalberaterin Pharma/Medizintechnik, Projekt-Team GmbH –
Seriöse Jobvermittlung gibt’s nicht? Doch! Wer einen Job im Bereich Pharmazie und Medizintechnik sucht, ist bei Projekt-Team aus Oldenburg gut beraten. Wie sie arbeiten, darum geht es heute.
Das Team von Projekt-Team beschäftigt drei Berater im Bereich Pharma/Medizintechnik und Automotive/Industry. (Foto: Projekt-Team)
Projekt-Team agiert deutschlandweit als Personalberatung. Dem Unternehmen ist wichtig, dass die Firmenkunden und Bewerberinnen und Bewerber über ihre Vermittlungstätigkeiten in Kenntnis gesetzt sind und ihr Einverständnis gegeben haben. Das Unternehmen beschäftigt fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von denen sich drei als Berater im Bereich Pharma/Medizintechnik und Automotive/Industry einbringen. Nach der erfolgreichen Vermittlung zwischen Unternehmen und Bewerberin bzw. Bewerber bezieht Projekt-Team eine Provision vom Unternehmen. Für die Bewerberinnen und Bewerber ist die Vermittlung kostenfrei.
Kerstin arbeitet seit mehr als zwei Jahren als Personalberaterin bei Projekt-Team und vermittelt vorrangig Stellen im Außendienst, Vertrieb und Marketing im Bereich Pharma/Medizintechnik. Dabei schätzt Kerstin ihre freie Arbeitseinteilung, den Kontakt und die Gespräche mit unterschiedlichsten Personen und die angenehme Atmosphäre in ihrem Team. Als einen positiven und entscheidenden Nebeneffekt beschreibt sie, dass sie durch ihre Tätigkeit alle glücklich macht: Den Unternehmen vermittelt sie kompetente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter; den Bewerberinnen und Bewerbern einen neuen Job. Dieser Effekt wirkt sich auch positiv auf Kerstin und ihre Motivation zu arbeiten aus.
Vermittlung
Dr. Kerstin Meisner vermittelt als Personalvermittlerin vakante Stellen zwischen Unternehmen und Bewerber_innen. (Foto: Projekt-Team)
Die Vermittlung von potentiellen Bewerberinnen und Bewerbern an ausgewählte Arbeitgeber ist Dreh- und Angelpunkt von Kerstins Arbeit. Hierfür sichtet sie viele Bewerbungseingänge, die meist per Mail eintrudeln. Kerstin unterscheidet dabei zwischen Personen, die sie bereits in ihrer Datenbank führen und zwischen Neuzugängen. Bei den Neuzugängen gleicht sie deren Fähigkeiten mit den Voraussetzungen der von ihnen vermittelten Stellen ab. Passt die Bewerberin oder der Bewerber ins Profil, trägt Kerstin sie in die digitale Datenbank von Projekt-Team ein.
Auf der anderen Seite erhält Projekt-Team vakante Stellen von Unternehmen, mit denen sie zusammenarbeiten. Diese Stellen ordnet Kerstin den Bewerberinnen und Bewerbern aus der Datenbank zu und nimmt, wenn sie einen Match findet, telefonischen Kontakt zu den jeweiligen Personen auf. Kerstin bespricht mit ihnen die Stelle, tauscht sich über Vertragskonditionen, Gehalt und Kündigungsfristen aus. „Darauf antworten sie entweder mit ‚Passt super, nehm’ ich’ oder ‚Ich habe gerade kein Interesse zu wechseln’“, berichtet Kerstin über die Telefonate. Einige ihrer Kunden lassen sich im Nachhinein an das Telefonat mehr Informationen schicken und entscheiden sich anschließend. „Ich schaue dann, dass die Bewerber mit den Anforderungen möglichst ideal zusammenpassen und stelle die Bewerbungsunterlagen für die Unternehmen zusammen. Wenn der Bewerber Glück hat, wird er zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen auf das ich ihn auch vorbereite. Manchmal koordiniere ich auch den Gesprächstermin. Danach geht alles seinen Lauf und wir begleiten zusätzlich beide Parteien beratend durch den Bewerbungsprozess, bis zum Vertragsabschluss.“
Neukundenakquise und Kundenpflege
Kerstin akquiriert auch neue Kunden. Darunter fallen neben neuen Unternehmen auch neue Bewerberinnen und Bewerber. Wichtig ist Projekt-Team dabei, mit Unternehmen und Bewerberinnen und Bewerbern zusammen zu arbeiten, die um die Vermittlung wissen und damit einverstanden sind. Neue potentielle Bewerberinnen und Bewerber sucht sie z. B. bei Xing.
Kerstin pflegt ebenfalls kontinuierlich die Bewerber-Datenbank und ruft in ruhigen Zeiten die Bewerber durch und erkundigt sich nach ihrem aktuellen Stand. So gerne Kerstin auch telefoniert, nicht jeden Tag tut sie das mit der gleichen Motivation.
Einmal im Jahr fährt Kerstin zusammen mit ihrem Vorgesetzen für einen persönlichen Besuch bei den Kunden ca. eine Woche durch Deutschland.
Stellenausschreibungen
Neben der Vermittlung der Stellen und der Neukundenakquise stellt Kerstin auch Stellenausschreibungen ins Internet. Das Unternehmen wird dabei anonym gehalten. Ausgeschrieben werden die Stellen auf der Webseite von Projekt-Team und den gängigen Jobbörsen wie Monster, Stepstone und indeed. Kerstin ist in ihrem Team für Monster zuständig und schreibt hierfür die Stellenausschreibungen ihrer Kunden mit den Anforderungen und dem Bewerberprofil.
Insgesamt empfindet Kerstin ihre Tätigkeiten als abwechslungsreich und spannend. „Die Menschen, mit denen ich zusammen arbeite sind alle anders. Da wir die Personen nicht selbst einstellen, sprechen wir anders mit ihnen als in einem gewöhnlichen Vorstellungsgespräch, die verstellen sich nicht.“
Kontakte zu den Unternehmen bestehen in der Regel zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilungen und zu den Vorgesetzten der Fachbereiche, welche Kerstin viele wertvolle Informationen zu den Stellen geben.
Die Sichtung von Bewerbungsunterlagen gehört zum Tagesgeschäft von Kerstin. (Foto: Projekt-Team)
An einem Arbeitstag hat Kerstin Kontakt zu ca. 3 – 30 Bewerberinnen und Bewerbern. „An den meisten Tagen sind es schon an die 20 Telefonkontakte. Das hängt immer davon ab, wen ich erreiche oder wer mich erreicht“, erklärt sie die schwankende Zahl.
„Bei den Stellenzuteilungen herrscht manchmal Zeitdruck, dann muss ich so schnell wie möglich alle passenden Bewerberinnen und Bewerber anrufen, weil mehrere Personalberatungen dran sind“, beschreibt Kerstin das Aufkommen der Telefonate weiter. Hier gilt das Motto: Wer zuerst kommt, malt zuerst. Da es schneller geht, greift Kerstin logischerweise meist zum Telefonapparat. An ruhigeren Tagen kümmert sich Kerstin um die Datenbank, ihren Mailverkehr und betreibt – wie sie sagt – mildes Headhunting auf XING und kontaktiert dort potentielle Bewerberinnen und Bewerber.
Eine gesetzliche Voraussetzung zur Personalberaterin bzw. zum Personalberater gibt es nicht. Daher kann im Grunde jede_r als Personalberaterin oder Personalberater arbeiten, auch als Nicht-Akademiker_in. Um sich in diesem Bereich schulen zu lassen, kann man Aus- und Weiterbildungen wie z. B. eine „Ausbildung zum Personaldienstleitungskaufmann/frau“ (eher für Zeitarbeitsfirmen relevant) oder eine Weiterbildung im Social Media Recruiting belegen. Seit 2011 bietet auch die IHK eine Schulung zur „Fachkraft für Personalberatung und –vermittlung“ an.
Bei der Neubesetzung von Kerstins Stelle im Bereich Pharma/Medizintechnik war Projekt-Team wichtig, dass sie die Stelle mit einem Akademiker besetzen, im besten Fall mit einem Naturwissenschaftler. Dabei kam Kerstin ihre Erfahrung im Pharmaaußendienst, Vertrieb und Marketing sowie als Krankenschwester zugute, da Projekt-Team in beiden Bereichen Stellen vermittelt.
„Eine Promotion sieht gut aus, muss aber nicht sein. Gerade im Pharmabereich kann sie jedoch hilfreich sein, da viele der Bewerberinnen und Bewerber selbst promoviert haben“, meint Kerstin.
Als Personalberaterin geht es hauptsächlich ums Kommunizieren, eine offene Art, gutes Ausdruckswesen und Freude am Kontakt mit Menschen sind daher unerlässlich. Kerstin berichtet außerdem davon, dass sie die Funktionen der Datenbank im Kopf haben und eine gute Kombinationsfähigkeit besitzen muss, um bei spontanen Anrufen von Bewerberinnen und Bewerbern schnell eine gute Passung zwischen Anrufendem und den vakanten Stellen zu finden. Sie muss sich außerdem merken können, was sie mit den Personen bespricht, da direkt im Anschluss bereits das nächste Telefonat auf sie warten kann. Strukturiertes, organisiertes Arbeiten und eine hohe Konzentrationsfähigkeit zahlt sich in diesem Fall sehr aus.
Gute Nerven braucht sie, wenn ihre Gesprächspartner keine gute Laune haben, wenn es z.B. keine passende Stelle gibt. Dann gilt es, Ruhe zu bewahren.
Als Personalberaterin bedarf es auch Einfühlungsvermögen und Offenheit, um sich auf das Gegenüber einzustellen und die Information zu bekommen, die man braucht, um herauszufinden, welche Stelle am besten passt.
Da für die Stellen, die sie vermittelt sehr gute Deutschkenntnisse gefordert werden, muss Kerstin auch diese mitbringen.
Letztlich muss man für den Job auch eine Affinität im Umgang mit Datenbanken mitbringen.
Wer sich im Bereich Personal weiterentwickeln möchte, kann sich z. B. berufsbegleitend an der Industrie- und Handelskammer weiterbilden lassen. Diesen Weg wählte Kerstins Vorgängerin, um ihre Chancen zu erhöhen, in der Personalabteilung eines Unternehmens zu arbeiten.
Projekt-Team bietet seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterin geregelte Arbeitszeiten und ein familienfreundliches Ambiente. (Foto: Projekt-Team)
Kerstin macht selten Überstunden. Urlaubstage (auch halbe) kann sie sich auch spontan nehmen, wenn es brennt.
Ihr Unternehmen beschreibt Kerstin als sehr familienfreundlich: „Wir hatten auch schon Kinder auf der Arbeit, oder man kann eher gehen, um die Kinder abzuholen.“
Als Personalberater in Teilzeit zu arbeiten ist generell möglich.
In anderen Unternehmen könnte sich Kerstin als Senior Recruiter vom Gehalt her weiterentwickeln, nicht jedoch inhaltlich. Eine inhaltlich gezieltere Ausrichtung könnte sie z.B. in Unternehmen vornehmen, die sich auf höhere Positionen wie Geschäftsführer spezialisiert haben.
Bei Projekt-Team hat Kerstin keine Aufstiegschancen. Ihr Vorgesetzter übernimmt die gleichen Aufgaben wie sie und hat darüber hinaus die Führungsposition inne.
Kerstins Gehalt setzt sich aus einem Grundgehalt und einer Provision zusammen, wobei das Grundgehalt etwa 2/3 und die Provision etwa 1/3 ausmacht. Die Provision wird ihr ausgezahlt, wenn durch ihre Entscheidung eine Bewerberin oder ein Bewerber einen Arbeitsvertrag bei einem Unternehmen unterschreibt. Zusammen mit der Provision liegt Kerstins Gehalt im Bereich der Entgeltstufe 13 des Tarifvertrag der Länder.
Das Grundgehalt wurde Kerstin nach der Probezeit erhöht. „Die Provision bekommt man im Grunde erst nach einem halben Jahr. Da die Vermittlung eine bestimmte Zeit braucht, manchmal bis zu 1-2 Jahren, lief es zu Beginn schwerer. Je länger man aber arbeitet, desto mehr zahlen sich die Vermittlungen aus der Vergangenheit aus,“ beschreibt Kerstin. Auch dadurch, dass sie immer professioneller und dadurch schneller arbeitet, steigt ihre Provision kontinuierlich an. Mit ihrem Gehalt ist Kerstin zufrieden, auch weil es leistungsorientiert aufgestockt wird. Kerstins Arbeitsverhältnis ist unbefristet.
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In anderen Personalberatungen fängt man meist als Researcher an. Als Researcher sucht man nach Bewerbern und ist für die Datenbankpflege verantwortlich. Man hat keine Verantwortung Stellen zuzuordnen, weshalb die Position als Personalberaterin keine klassische Einstiegsposition ist. Jedoch ist auch ein Direkteinstieg als Personalberaterin möglich, wie es auch bei Kerstin der Fall war. Projekt-Team kannte Kerstin vor ihrer Einstellung bereits, da ihre Bewerbungsunterlagen für den Bereich Pharmaaußendienst vorlagen. Generell sind Naturwissenschaftler in der Personalberatung eher seltener vertreten. Dies kann als Vorteil gesehen werden.
„Weiter so! Im Nachhinein hat alles zusammengepasst, was ich gemacht habe und hat dazu geführt, was ich jetzt mache und damit bin ich glücklich. Deswegen würde ich sagen, mach’s wieder genauso. Auch wenn manche Zeiten nicht so gut waren.“
- Ausbildung zur Krankenschwester, Katharina-Kaspar-Kliniken Frankfurt am Main
- Medizin Studium (2 Semester), Universität Frankfurt am Main
- Studium der Biologie, Universität Frankfurt am Main, Schwerpunkt: Botanik, Pflanzenphysiologie und -biochemie (Diplomarbeit), Ökologie
- Büroangestellte, Weber Textilhandel GmbH, Dreieich
- Wissenschaftliche Mitarbeiterin Rheinische-Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
- Wissenschaftliche Mitarbeiterin und Promotion: Carl-von-Ossietzky Universität Oldenburg
- Pharmaberaterin, Quintiles GmbH für Almirall Hermal GmbH
- Vertriebsingenieurin, imare GmbH, Bremerhaven
- Personalberaterin, Projekt-Team GmbH, Oldenburg
Das Interview wurde im November 2016 geführt.