Mitarbeiterin in einem Projektmanagementbüro Forschungsförderung/Drittmittelberatung

„Wissenschaftlich denken und arbeiten ohne selbst zu pipettieren“

– Dr. Anna Stein*, Mitarbeiterin in einem Projektmanagementbüro Forschungsförderung/Drittmittelberatung –

Die finanziellen Mittel, die Universitäten, Fachhochschulen und außeruniversitäre Forschungseinrichtungen für Forschungszwecke zur Verfügung haben, decken oftmals nicht mehr als die Kosten für den Grundbedarf. Um darüber hinaus Gelder für Forschungszwecke einzuwerben, können sich diese Einrichtungen und dort angestellte Forscherinnen und Forscher um Fördergelder bewerben, sogenannte Drittmittel. Vergeben werden Drittmittel unter bestimmten Voraussetzungen von öffentlichen Forschungsfördereinrichtungen, staatlichen Einrichtungen, Stiftungen oder auch von Unternehmen. 

Große Forschungsprojekte können schnell unüberschaubar werden. Hier bieten Projektmanagementbüros ihre Hilfe an und stellen den Forschungseinrichtungen versierte Mitarbeitende an die Seite.

Anna arbeitet in einem Projektmanagementbüro, das Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern dabei hilft, von Drittmittelgebern Fördergelder für Forschungszwecke einzuwerben. Annas Firma bietet Unterstützung über den gesamten Projektzyklus. Teilweise beginnend bei der Idee und der Antragstellung, bis hin zur Übernahme des Projektmanagements von laufenden Projekten. Dabei wird auch die Verwertung und Verbreitung der Projektergebnisse begleitet. Ihre Kunden kommen aus der ganzen Welt, je nachdem, welche Voraussetzungen für die Drittmitteleinwerbung erfüllt werden müssen. 

Teilweise wird Annas Beratungsleistung von Forschungseinrichtungen mit Verträgen als Service eingekauft. Dies wird primär von kleineren Instituten in Anspruch genommen, die keine internen Abteilungen haben, die die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler bei der Drittmittelakquise unterstützen. Das übernimmt Annas Firma dann von extern und berät über passende Programme. Ca. 40 Personen arbeiten in der Firma in verschiedenen Abteilungen: neben den MitarbeiterInnen, die die laufenden Anträge und Projekte betreuen, gibt es eine Abteilung die sich um Kommunikationsaktivitäten kümmert und einen Abteilung, die mit Personal- und administrative Angelegenheiten betraut ist.

Gearbeitet wird meist in Zweierteams, sowohl in der Antragstellung als auch während der Laufzeit von bewilligten Drittmitteln in den Projekten selbst. Projekt Administratoren, mit betriebswissenschaftlicher Ausbildung übernehmen dabei vorwiegend das Tagesgeschäft im Management und administrative Aufgaben während der Antragsphase, während Anna sich mit ihrem naturwissenschaftlichen Hintergrund mehr inhaltlich einbringt. Sie kennt Vorlagen für Drittmittelanträge und Richtlinien und weiß zusätzlich, auf welche Feinheiten es beim Schreiben ankommt. Sie liest daher viel Korrektur und gibt Feedback. Die Betreuung der Anträge ist komplex und zeitintensiv.


KERNGESCHÄFT

Annas Schwerpunkte in drei Felder einzuteilen: Begleitung von Anträgen und Projekten sowie die Beratung von Antragstellern bzw. Zuwendungsempfängern im Bereich der nationalen und europäischen Forschungsförderung. Darüber hinaus unternimmt sie auch Dienstreisen und ist für das Anfragenmanagement mitverantwortlich. Anna hat dabei eine große Vielfalt an Aufgaben. 

Anna berät Ihre Kundinnen und Kunden zu ihren Drittmittelanträgen im Bereich der nationalen und europäischen Forschungsförderung. 

Entsprechend ihrer Ausbildung als Humanbiologin liegt Annas Schwerpunkt im Bereich der Lebenswissenschaften. Generell arbeitet ihr Büro jedoch auch themenübergreifend in anderen Bereichen (z. B. im Bereich Ernährung, Sozialwissenschaften oder Informations- und Kommunikationstechnik…). Während die Forschungsseite die fachlich-inhaltliche Expertise mitbringt, steuert Anna ihr Wissen über Förderprogramme, Antragstellungen und Projektmanagement bei. So wird eine maximale Synergie erzeugt. 

Anträge und Projekte

In der europäischen Forschungsförderung wird ein Antrag häufig von einem Forschungsverbund (Gruppe mehrerer Einrichtungen) gestellt und ein Mitglied übernimmt die Rolle des Koordinators. Dieser ist der Sprecher für das Konsortium und steht stellvertretend für den Verbund mit dem Geldgeber im Kontakt. 

Für die Antragstellung muss ausreichend Zeit eingeplant werden. Viele Informationen müssen eingeholt und organisatorische sowie inhaltliche Fragen geklärt werden. Ist eine passende Ausschreibung gefunden, müssen die beteiligten Einrichtungen, die geplanten Aktivitäten sowie das benötigte Budget im Antrag beschrieben werden. Der Antrag selbst besteht idR aus zwei Teilen:

  1. einem administrativen Teil, der online befüllt werden muss und Angaben, wie z. B. Projekttitel, Laufzeit, Partnerkontaktdaten sowie die Budgetzahlen enthält und
  2. dem eigentlichen Antragstext, der einer vorgegebenen Struktur folgt und vor Einreichung als pdf in das Einreichungstool hochgeladen wird.

Anna und ihre KollegInnen sind dafür verantwortlich, dass alle Informationen für die Antragstellung vollständig und in der richtigen Form vorliegen. 

Dafür ist sie mit dem Koordinator, den Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern sowie mit der Administration und der Rechtsabteilung der Forschungseinrichtung in direktem Kontakt. Die Intensität sowie die Vielfalt von Annas Aufgaben ist dabei antrags- und gruppenabhängig. Hier ist oft Kreativität gefragt: Einige Antragsteller müssen für ihre Beiträge stärker motiviert werden als andere. Darüber hinaus entwirft sie die nichtwissenschaftlichen Antragsteile, die z. B. die Organisation des Konsortiums oder die Kommunikations-, Ergebnisverwertungs- und Verbreitungsstrategien des Forschungsverbundes beschreiben.  Zusammen mit dem Koordinator oder einzelnen Konsortialpartnern werden diese anschließend finalisiert. Den fertigen Antrag reicht Anna elektronisch über das Onlineportal der Europäischen Kommission ein.

Ist das Projekt bewilligt, unterstützt Anna die Verbünde dabei, die Finanzhilfevereinbarung, das sogenannte Grant Agreement mit der Europäischen Kommission zu verhandeln. In der Projektlaufzeit unterstützt sie die fristgerechte Umsetzung der geplanten Projektaktivitäten, und sorgt für eine transparente Kommunikation im Konsortium. Darüber hinaus unterstützt sie zusammen mit der Kommunikationsabteilung den Verbund darin, sich und seine Projektaktivitäten sowie Ergebnisse adäquat nach außen – z. B. über eine Projektwebsite oder Pressemitteilungen – zu präsentieren. Zusammen mit den Konsortialpartnern setzt Anna im Projektverlauf eine gemeinsame Strategie zur Ergebnisverwertung um, auch um eine nachhaltige Nutzung der Projektergebnisse sicherzustellen. 

Auch Forschungsprojekte brauchen Öffentlichkeitsarbeit. Anna unterstützt ihre Kundinnen und Kunden dabei, Pressemitteilungen zu schreiben und ihre Forschung in die Welt zu kommunizieren. 

Regelmäßig wird durch Projektberichte an den Geldgeber berichtet. Dieser Projektbericht beschreibt zum einen den Projektfortschritt, zum anderen müssen verauslagte Projektgelder angefordert werden. Für jedes Projekt fährt sie mindestens einmal im Jahr zu einem Projekttreffen, bei dem jeder Partner den Fortschritt seiner Aktivitäten den anderen Projektteilnehmern präsentiert.

Um auf dem aktuellen Projektstand zu sein, ist Anna in viele Emailverläufe der Verbünde eingebunden. Sie entscheidet selbst, zu welchem Zeitpunkt sie sich in das Geschehen einschaltet – entweder um zusammen mit ihrer Kollegin bzw. ihrem Kollegen eine Vorgehensweise zu entwickeln oder aber um sich direkt an den Forschungsverbund zu wenden.

Beratung

Einrichtungen, die einen Vertrag mit Annas Firma abgeschlossen haben, können sich zu unterschiedlichsten Fragen zu dem Thema Forschungsförderung beraten lassen. Es kann dabei um inhaltliche oder formale Fragen zu den Programmen, zu den Vorlagen, zu einzelnen Antragsteilen, zu dem Budget oder zu der Abrechnung gehen. Als Kommunikationskanäle werden meist Telefon und E-Mail verwendet.

Dienstreisen

Anna ist maximal 20 % ihrer Arbeitszeit unterwegs. In solchen Fällen beteiligt sie sich an Antrags- und Projektmeetings und trifft sich mit Antragsstellerinnen und Antragstellern oder den Konsortien. Besprochen werden bei den Treffen die Verteilung von Aufgaben und die Entwicklung von gemeinsamen Strategien. 

Anna ist weltweit unterwegs. Da es jedoch viele EU-Verbundprojekte gibt, finden die Treffen meistens in Europa statt.

Anna ist immer wieder im europäischen Ausland unterwegs. Hier trifft sie ihre Kundinnen und Kunden um Aufgaben zu besprechen oder Strategien zu entwickeln. 

Einige ihrer Dienstreisen gehen auch zu Konferenzen. Dabei liegt ihr Schwerpunkt klar beim Netzwerken und der Akquise von neuen Kundinnen und Kunden. 

Anfragenmanagement

Konsortien oder Einzelpersonen treten mit mal mehr oder weniger konkreten Antragsideen an die Firma heran.

Diese Anfrage prüft Anna in einem kleinen Team hinsichtlich der Passfähigkeit der Antragsidee und der Verbundzusammensetzung mit aktuellen Ausschreibungen. Ist die Passfähigkeit gegeben, werden die Konditionen für eine Unterstützung ausgehandelt.

EIN TYPISCHER ARBEITSALLTAG

Ein Großteil ihres Arbeitstages besteht bei Anna aus Kommunikation – ob am Telefon, per E-Mail oder einem anderen Online-Kommunikationssystem, Anna ist im ständigen Kontakt mit Kundinnen und Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen. Dabei treffen mitunter sehr unterschiedliche Charaktere und Meinungen aufeinander, die aber letztendlich ein gemeinsames Ziel verfolgen. 

10% von Annas Arbeit besteht aus Organisation. Dabei ist kein Tag wie der andere und Prioritäten können sich kurzfristig ändern. 

Ansonsten richtet sich Annas Arbeitsalltag nach dem aktuellen Stand der Anträge und Projekte.

Regelmäßig nimmt Anna an Teambesprechungen teil, bei denen aktuelle Themen, wie z. B. neue europäische Förderprogramme, Arbeitsprogramme oder Ausschreibungen mit den Kollegen und Kolleginnen besprochen werden. Beraten werden unter den MitarbeiterInnen dann Strategien, die zu neuen Anträgen und Projekten führen könnten.

Langweilig wird es nie“, unterstreicht Anna. „Auch nach vier Jahren stoße ich auf Herausforderungen, die neu für mich sind und in die ich mich einarbeiten darf. Diese Vielfalt gefällt mir sehr gut.

FACHLICHE KOMPETENZEN

Ein naturwissenschaftliches Studium sowie eine Promotion gehören zu den Voraussetzungen für Annas Stelle. Mit diesem beruflichen Hintergrund fällt es Anna leicht, sich besonders im Bereich der Lebenswissenschaften schnell in die Projekte ihrer Kunden einzuarbeiten. Da die Begutachtung der eingereichten Drittmittelanträge nicht nur von Expertinnen und Experten aus dem Themenbereich in dem der Antrag gestellt wird, vorgenommen wird, ist es für ihre Kunden sehr hilfreich, dass Anna die Antragsinhalt nachvollziehen kann. Die verständliche Darstellung der Hintergründe und geplanten Projektaktivitäten spielt eine wichtige Rolle in der Bewilligung der Anträge. Nicht weniger wichtig ist auch, dass die formalen Vorgaben eingehalten werden und der Antrag visuell (z. B. durch Diagramme und Abbildungen) ansprechend ist. 

Anna spricht und schreibt fließend Englisch – eine Kompetenz auf die nicht verzichtet werden kann. 

SCHLÜSSELKOMPETENZEN

Eine wichtige Kompetenz für den Job, den Anna ausübt, ist Kommunikationsfähigkeit. Sie schätzt den Anteil Kommunikation auf 70 – 80% ihrer Arbeit. 

Organisation nimmt ca. 10 % von Annas Arbeit ein. Anna betreut mehrere Anträge und Projekte, in verschiedenen Programmen und unterschiedlichen Umfängen parallel. Da muss sie zeitkritische Faktoren gut im Überblick haben und Prioritäten setzten können. 

Anna bearbeitet parallel mehrere Projekte gleichzeitig. Da darf sie den Überblick nicht verlieren und muss wichtige Dinge priorisieren.

Da es vorübergehend sehr arbeitsintensive Phasen geben kann, braucht Anna auch eine hohe Belastbarkeit, um mit dem Stress umgehen zu können. Aufgrund der sich schlagartig ändernden Aufgaben sind ein hohes Maß an Flexibilität, Pragmatismus, Multitasking- und Priorisierungskompetenz für ihren Job unerlässlich. 

Professionelles Agieren im wissenschaftlichen Umfeld und der sichere Umgang mit der englischen Sprache sind für Anna enorm wichtig. Außerdem darf im Dienstleistungsbereich eine hohe Serviceorientierung nicht fehlen. Im Umgang mit Kunden spielt Proaktivität eine wichtige Rolle. Generell fasst Anna zusammen, helfen ihr ein gutes Organisationsvermögen und ein „gesunder Menschenverstand“

WAS ANNA SONST NOCH FÜR DIE STELLE MITBRINGT

Anna hat vor ihrer jetzigen Position als Postdoc in einem EU-Verbundprojekt gearbeitet und war dort von der wissenschaftlichen Seite aus bereits mit ihrem jetzigen Arbeitgeber in Kontakt. Daher kennt sie sich mit der EU-Forschungsförderung aus der Sicht ihrer Kundinnen und Kunden aus und war ihrem Arbeitgeber auch nicht unbekannt, als sie sich beworben hat. 

WEITERBILDUNGEN

Anna nimmt regelmäßig an internen und externen Fortbildungen teil und liest sich durch die thematisch relevanten Newsletter, um hinsichtlich aktueller Themen wie z. B. neuer Fördermaßnahmen, offener Ausschreibungen und Veranstaltungen immer auf dem Laufenden zu sein und Kunden bestmöglich beraten zu können. Wenn sich jemand aus ihrer Firma besonders intensiv in einen Bereich eingearbeitet hat, wird dieses Wissen durch Mitschriften oder in gemeinsamen Besprechungen geteilt. Dies können Beiträge zu besonderen Themen, wie z. B. „Wie beschreibe ich ethische Aspekte in einem EU-Projekt“ sein. Auch externe Fortbildungen können wahrgenommen werden.

WORK-LIFE-BALANCE

Offiziell hat Anna eine 40-Stunden-Woche. Antrags- und Projektphasen-bezogen wird erwartet, dass sie flexibel reagiert. Bei Anna laufen am Ende die Fäden zusammen und die Abschnitte der einzelnen Beteiligten landen teilweise spät auf dem Schreibtisch. Da die Deadlines starr sind, arbeitet sie dann auch einmal am Wochenende oder nachts. Gerade kurz vor dem Ende von Deadlines häufen sich auch mal Überstunden. 

Anna hat auch Kollegen, die eine Familie und Kinder haben, die in Teilzeit arbeiten. Diese betreuen in dieser Zeit weniger Projekte und Anträge, müssen aber auch zur Deadline hin flexible Arbeitszeiten einplanen. Anna selbst ist vor kurzem Mutter geworden und befindet sich derzeit in Elternzeit. Wie sich ihre Arbeit nach ihrem Wiedereinstieg gestaltet, bleibt noch abzuwarten. Sicher wird sie dann ebenfalls die Möglichkeit der Firma nutzen, ab und zu von zu Hause aus zu arbeiten.

KARRIERELEITER

Generell stuft Anna ihre Position als Einstiegsjob nach der Promotion oder auch direkt nach dem Studium ein. Viele Aufgaben lernte sie über „learning by doing“. Mit ihrer Erfahrung könnte sie beispielsweise in größere Institute, die eigene Abteilungen für Drittmittelbeschaffung- oder management haben, wechseln. 

In der freien Wirtschaft wird das Gehalt immer individuell zwischen Mitarbeiter und Vorgesetzten verhandelt. Das Einstiegsgehalt lag etwa auf der Stufe eines Post-Docs. 

RAT AN MEIN STUDIERENDES ICH

Ich würde alles noch einmal genauso machen. Ich hatte das Glück, immer im richtigen Moment den nächsten Schritt gehen zu dürfen, der sich aus meiner vorherigen Tätigkeit ergab. 

Für mich war es eine gute Entscheidung die Forschung in der Form zu verlassen.

 

Das Interview wurde im November 2016 geführt und im Februar 2021 aktualisiert. 

*Name von der Redaktion geändert.