Koordinatorin eines Graduiertenkollegs

Als Koordinatorin ist mir wichtig, dass Promovierenden in ihrer Ausbildung das mitgegeben wird, was im weiteren Verlauf ihrer Karriere für sie wichtig sein wird.”

– Dr. Ulrike Herzog, Koordinatorin eines Graduiertenkollegs, Technische Universität Hamburg-Harburg


Ulrike ist als wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Technischen Universität Hamburg-Harburg in der Abteilung Fachdidaktik der Ingenieurwissenschaften angestellt. Dort koordiniert sie als Teilzeitangestellte (19,5 Std./Woche) zusammen mit zwei weiteren Personen das integrierte Graduiertenkolleg eines drittmittelfinanzierten, materialwissenschaftlichen Sonderforschungsbereiches. In dem Graduiertenkolleg promovieren ca. 20 Promovierende der Ingenieurwissenschaften, Chemie und Physik von drei verschiedenen wissenschaftlichen Einrichtungen in Hamburg und Umgebung.


KERNGESCHÄFT

Veranstaltungsmanagement
Ulrikes Aufgaben drehen sich hauptsächlich darum, für einen reibungslosen Ablauf von monatlichen Doktorandentreffen und jährlichen Summer Schools zu sorgen.
Bei den monatlichen Treffen stellt jeweils eine Promovierende/ein Promovierender ihr/sein Promotionsprojekt vor. Ulrike bucht dafür einen Raum, verschickt eine Einladungsmail, bereitet eine Präsentation vor und organisiert die Verpflegung. Am Veranstaltungstag moderiert sie und holt Feedback ein, das beim nächsten Treffen ausschnittsweise kommentiert zurückgespiegelt wird, um Transparenz zu schaffen und die Veranstaltung kontinuierlich zu verbessern.

Die Konzeption und Organisation der Summer Schools, die immer im Wechsel zu fachlichen und nicht-fachlichen Themen stattfinden, empfindet Ulrike immer wieder als tolle Herausforderung. Über ein Jahr im Voraus fängt sie dafür mit den Vorbereitungen an, da gute Trainer und renommierte Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sonst bereits anderweitige Termine haben und auch gute Seminarzentren bereits belegt sind. Sie erhebt unter den Promovierenden den Bedarf für den jeweiligen Schwerpunkt der Summer School, sucht ein passendes Seminarzentrum aus und finanziert alles mit dem verfügbaren Budget. Dabei fallen auch Verwaltungsaufgaben an, die nicht gerade zu den Lieblingsaufgaben von Ulrike zählen, aber schnell erledigt sind.
Für die nicht-fachlichen Summer Schools lädt Ulrike z. B. geeignete Trainerinnen und Trainer z. B. für Themen wie Wissenschaftliches Schreiben oder Präsentationstechniken ein. Sie bespricht mit ihnen die Inhalte des Workshops mit Blick auf den Bedarf der Promovierenden.
Für die Konzeption der fachlichen Summer Schools berät sie die Wissenschaftler bei der Gestaltung von interaktiven Workshopeinheiten. Ulrikes Aufgabe ist außerdem, die Wissenschaftler mit für sie relevanten Informationen über ihren Aufenthalt zu versorgen.
Wenn auf ihre Einladungen von den Trainern bzw. den Wissenschaftlern Zusagen für einen Workshop kommen, konzipiert sie den genauen Ablauf und erstellt eine Broschüre für die Promovierenden mit allen relevanten Informationen von der An- bis zur Abreise. Ihr macht es Spaß, die Summer Schools nach und nach zu gestalten. Damit am Ende alles rund läuft, hat sie immer das große Ganze im Blick, denkt aber ebenso an kleine Details.

Kompetenzentwicklung der Promovierenden
Ulrike ist in kontinuierlichem Kontakt mit den Promovierenden. In den Gesprächen mit ihnen hört sie aufmerksam zu, um herauszufinden, was sie beschäftigt und was sie noch für ihre Ausbildung benötigen. Sie überlegt dann, wie sie im Rahmen des Promotionsprogramms die Promovierenden dahingehend unterstützen kann. Daraus können sich neue Arbeitspakete ergeben, wie z. B. die Organisation eines neuen Workshops außerhalb der Summer Schools.
Ulrike berät außerdem die Promovierenden auf Wunsch zu ihrem Vortragsstil. Einmal jährlich geben die Promovierenden schriftlich einen Fortschrittsbericht ab, den sie gegenliest und ebenfalls auf Wunsch den Promovierenden ein Feedback zum Text gibt. Sie unterstützt auch Promovierende in ihrem Vorhaben, einen Forschungsaufenthalt in einer ausländischen Arbeitsgruppe durchzuführen, indem sie ihnen die notwendigen Informationen für die Beantragung mitteilt und vor der Abgabe den Antrag auf Vollständigkeit prüft.

Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit
Ulrike steht auch mit der Koordinatorin des Sonderforschungsbereichs und deren Assistentin in engem Kontakt. Sie besprechen die Finanzierung und Abrechnung von Maßnahmen des Graduiertenkollegs, die Konzeption neuer Maßnahmen und Informationen für den Vorstand des Sonderforschungsbereiches.
Ulrike betreut auch die gesamte Öffentlichkeitsarbeit des Graduiertenkollegs, von dem Verfassen von Texten für die Internetseite über den Kontakt zur Pressestelle und dem Bereitstellen von Fotos.

Qualitätsmanagement
Das Promotionsprogramm wird letztlich für eine weitere Antragstellung von Ulrike evaluiert. Dadurch erhält sie die Möglichkeit, weiter wissenschaftlich zu arbeiten. Sie stellt das Konzept des Promotionsprogramms auf Tagungen vor, da es einzigartige Maßnahmen umfasst, die der Herausforderung der interdiziplinären Zusammenarbeit begegen sollen. Sie ist auch maßgeblich an der Verfassung des Folgeantrags beteiligt.

 

Auch wenn sich die Aufgaben in einem bestimmten Rhythmus wiederholen, so findet Ulrike die Aufgaben sehr abwechslungsreich. Da die Summer Schools an neuen Standorten stattfinden, neue Ideen eingebracht werden und kontinuierlich alle Maßnahmen optimiert werden, ändert sich immer etwas im Ablauf und die Umsetzung bleibt spannend. Die Promovierenden sehen die Angebote des Graduiertenkollegs als Unterstützung ihrer Ausbildung an. Sie ist stolz auf die Entwicklung des Graduiertenkollegs, die sie zusammen mit ihren Kollegen und den Promovierenden erreicht hat.


EIN TYPISCHER ARBEITSALLTAG

Viele ihrer Tätigkeiten übt Ulrike am Computer aus.

Viele ihrer Tätigkeiten übt Ulrike am Computer aus.

Der Arbeitstag beginnt bei Ulrike meist mit dem Lesen und Beantworten von Mails. Sie schaut, ob sich daraus aktuelle Aufgaben ergeben. Je nach Stand der Summer School müssen z. B. Trainer bzw. Wissenschaftler kontaktiert, die Workshopinhalte mit ihnen besprochen oder Punkte mit dem Seminarzentrum geklärt werden. Parallel arbeitet sie an der Vor- oder Nachbereitung für die monatlichen Treffen mit den Promovierenden. Unterstützt wird Ulrike hierbei von einer studentischen Hilfskraft, die z. B. die erste Recherche für Seminarzentren übernimmt, Evaluationen abtippt oder grafisch aufbereitet.
Einmal wöchentlich bespricht Ulrike mit ihrem Vorgesetzten und ihrer Kollegin aktuelle und relevante Themen. Sie klären dann offene Fragen zu ihren Arbeitspaketen, z. B. zur Folgeantragstellung, einem Poster für eine Konferenz oder einer Präsentation für die nächste Klausurtagung des Sonderforschungsbereiches.
Sie hat zusätzlich eine einstündige Teamsitzung mit ihrer gesamten Arbeitsgruppe, einem derzeit 7-köpfigem Team.


FACHLICHE KOMPETENZEN

Sich speziell als Koordinatorin ausbilden zu lassen, ist Ulrikes Erfahrung nach derzeit nicht möglich. Um ehrlich zu sein: Ihr Job hat auch nichts mehr mit Biologie zu tun. Alles, was sie dafür mitbringt, sind überfachliche Fähig- und Fertigkeiten, die sie persönlich mitbringt oder sie sich im Laufe ihrer Laufbahn angeeignet hat. Da sie sich aber auch schon vor ihrer Promotion nicht in der Forschung gesehen hat, aber am Interesse an ihr gerne forschungsnah und -unterstützend arbeitet, sagt ihr der Job sehr zu.

Für Ulrikes Aufgaben ist es jedoch mehr als hilfreich, selbst den Abschluss zu haben, den die Promovierenden anstreben. Durch ihre eigene Promotion weiß sie, wie die Wissenschaft funktioniert und kennt die Stärken und Schwächen in der Ausbildung von Promovierenden. Sie hat selbst gelernt, wissenschaftlich zu arbeiten und zu schreiben. Dadurch hat sie eine Vorstellung von der Situation der Promovierenden und weiß, wie sie sie am besten unterstützen kann.


ÜBERFACHLICHE KOMPETENZEN

To-do-Listen sind ein ständiger Begleiter von Ulrike. Sie helfen ihr dabei, z. B. bei der Planung einer Summer School nichts zu vergessen.

To-do-Listen sind ein ständiger Begleiter von Ulrike. Sie helfen ihr dabei, z. B. bei der Planung einer Summer School nichts zu vergessen.

Das Wichtigste ist das Organisationstalent von Ulrike. Ihr fällt es leicht und es macht ihr Spaß, die Veranstaltungen des Graduiertenkollegs zu planen. Bei der Planung der Veranstaltungen arbeitet sie selbstständig und zielgerichtet. Sie trifft eigene Entscheidungen und bringt selbst neue Ideen ein. Insgesamt muss man in der Lage sein, die Übersicht zu behalten und vorausschauend zu arbeiten.
In ihrem Job hat Ulrike mit unheimlich vielen Menschen aus verschiedenen Bereichen zu tun. Sie ist sehr kommunikativ und mag es, mit Menschen im persönlichen Gespräch, per E-Mail oder am Telefon zu kommunizieren. Dies erfordert Offenheit, diplomatisches Geschick und ein sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen in englischer sowie in deutscher Sprache. Sie muss dabei auch mit unterschiedlichen Charakteren umgehen können, was wiederum eine gewisse Portion an Menschenkenntnis und Dialogfähigkeit bedarf. Durch die Internationalität des Sonderforschungsbereiches bringt sie ebenfalls eine interkulturelle Kompetenz mit. Insbesondere braucht Ulrike für ihren Job eine gute Wahrnehmung und viel Einfühlungsvermögen.
Ulrike verfügt außerdem über Kenntnisse darüber, wie man gute Präsentationen hält oder Forschungsanträge bzw. Fortschrittsberichte schreibt, weil sie die Promovierenden zu diesen Schlüsselkompetenzen berät und diese Kompetenzen auch kontinuierlich von ihr gefordert werden.
Ihre Kenntnisse über Evaluationen hat sich Ulrike in ihrer ehemaligen zweiten Teilzeitstelle im Qualitätsmanagement eines hochschuldidaktischen Zentrums angeeignet. Sie hat währenddessen ebenfalls eine hochschuldidaktische Expertise gewonnen, die sich bei der Konzeption für Workshops mit den Promovierenden sowie bei der Beratung der Wissenschaftler für die fachlichen Summer Schools und der Promovierenden bei der Gestaltung ihrer Vorträge auszahlt.


WAS ULRIKE SONST NOCH FÜR DIE STELLE MITBRINGT

Während ihrer Promotion war Ulrike Doktorandenvertreterin ihres Instituts, und hat sich bereits dort für die Belange der Promovierenden eingesetzt. Dabei hat sie erkannt, das sie dieses Tätigkeitsfeld sehr reizt. Sie hat Soft-Skill-Kurse organisiert, an der Betreuungsvereinbarung mitgewirkt und ein Berufserkundungsseminar ins Leben gerufen. Dieses Erfahrungspaket war unter anderem ausschlaggebend dafür, dass sie für die Stelle ausgewählt wurde.
Da sie auch die Öffentlichkeitsarbeit von Forschungsinstituten angesprochen hat, hat sie nach ihrer Promotion eine Hospitation in der Pressestelle eines Bundesinstituts gemacht. Auch die dort gewonnenen Erfahrungen helfen ihr nun bei ihrer jetzigen Tätigkeit, insbesondere natürlich der Öffentlichkeitsarbeit.


WEITERBILDUNGEN

Da sie nach ihrer Promotion quasi als „Anfängerin“ in ihrem Job gelandet ist, hat Ulrike schon Weiterbildungen in Sachen Öffentlichkeitsarbeit & PR, interdisziplinärer Zusammenarbeit, Dynamik in Gruppen, Qualitätsmanagement, Beratung & Peer Coaching und Führung besucht. Sie hat außerdem Module des berufsbegleitenden Studiengangs „Bildungs- und Wissenschaftsmanagement“ der Universität Oldenburg absolviert und ist zertifizierte Expertin für Bildungsmanagement.


WORK-LIFE-BALANCE

Für die Koordination des Graduiertenkollegs sind in Ulrikes Woche etwa 19,5 Stunden (50 %) vorgesehen. Wenn bestimmte Veranstaltungen anstehen, fallen bei ihr Überstunden an, besonders in der Zeit vor und während der Summer Schools: Die Summer Schools laufen über eine Woche, an denen sie permanent anwesend ist, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Meist bummelt sie diese im Nachhinein ab.
Nach Absprache mit ihrem Vorgesetzten arbeitet Ulrike an einigen Tagen auch im Homeoffice.


DIE KARRIERELEITER

Um weiter in der Nachwuchsförderung tätig zu bleiben, könnte sich Ulrike nach Stellen umschauen, bei denen sie Angebote für eine größere Anzahl von Promovierenden ausrichtet. Viele Hochschulen haben dafür Dachstrukturen. Alternativ kann sie auch die Koordination oder Leitung einer Graduiertenschule, eines alleinstehenden Graduiertenkollegs oder eines anderen Promotionsprogramms übernehmen. Grundsätzlich stünden ihr Tätigkeiten im Management von Nachwuchsförderung für Promovierende oder jüngerer Zielgruppen offen.
Generell stehen ihr auch andere Tätigkeiten im Bereich des Wissenschaftsmanagement offen.


GEHALT & CO.

Es ist kein Geheimnis, dass an Universitäten nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bezahlt wird. Ulrikes Arbeit fällt in die Entgeldstufe 13.

TIPPS UND TRICKS

Schwierig ist es, die ausgeschriebenen Stellen als Koordinatorin überhaupt zu finden. Ulrikes Stelle war z. B. als Wissenschaftliche Mitarbeiterin ausgeschrieben. Manchmal werden die Stellen auch als Koordinatoren oder Referenten bezeichnet. Man muss also diese Schlagworte suchen, wenn man nichts übersehen möchte.
Wenn man eine Tätigkeit in diesem Bereich anstrebt, empfiehlt Ulrike, auf dem Weg dahin schon Erfahrungen zu sammeln, die mit einer derartigen Tätigkeit zu tun haben. Wer mit Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen und kommunikativen Fähigkeiten glänzen kann, hat schon mal gute Karten.
Die meisten Promotionsprogramme verlangen keine so intensive Betreuung der Promovierenden, wie sie im Graduiertenkolleg betrieben wird, in dem Ulrike angestellt ist. Daher ist bei einigen Stellenausschreibungen auch eine Promotion keine Voraussetzung.

RAT AN STUDIERENDES ICH

Mache Praktika und arbeite beruflich auf ein Ziel zu. Wenn die Ziele sich ändern, findet man unter den gesammelten Erfahrungen auch welche, die zum neuen Ziel passen.

BISHERIGER WERDEGANG

  • Studium der Biologie mit den Schwerpunkten Genetik, Biochemie und Mikrobiologie, Carl von Ossietzky Universität Oldenburg
  • Diplomarbeit, Institut für Rechtsmedizin, Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf
  • Promotion am Bernhard-Nocht-Institut für Tropenmedizin, Hamburg
  • Hospitation, Pressestelle des Robert Koch-Instituts, Berlin
  • Wissenschaftliche Mitarbeiterin, Fachdidaktik der Ingenieurwissenschaften, Technische Universität Hamburg-Harburg
  • Referentin für Qualitätsmanagement, Zentrum für Lehre und Lernen, Technische Universität Hamburg-Harburg
  • Zertifikatsprogramm „Bildungs- und Wissenschaftsmanagement“, Center für lebenslanges Lernen, Universität Oldenburg


Dieses Interview wurde geführt im Dezember 2015.